성희롱, 근무시간 등 제대로 규정해 놓으면
고용주 보호하고 민사소송 피해 줄일수 있어

▶문 : 회사가 커지면서 핸드북이 필요할 것 같은데 어떤 조항들을 넣어야 하나요?

▶답 : 회사 핸드북(Employee Handbook)이 모든 노동법 관련 클레임이나 민사소송 들을 미리 방어할 수는 없습니다. 왜냐하면 소송을 미리 막는 방법은 없기 때문입니다. 단지 소송이 제기됐을 때 회사 핸드북이 잘 되어 있으면 효율적인 방어를 할 수는 있습니다.

특히 핸드북은 해고와 채용, 종업원 분휴(파트타임, 풀타임, 오버타임 면제 직원 여부), 근무시간, 베네핏, 휴가, 종업원 잘못에 대한 경고, 종업원 근무성적 평가 등 잠재적 소송의 여지가 다분히 있는 이슈들에 대한 회사 방침을 세우기에 최적의 장치입니다.

그러나 무엇보다 중요한 점은 핸드북은 스몰 비즈니스를 키울 수 있는 중요한 수단입니다. 다음은 캘리포니아주 회사 핸드북에 대해 반드시 알아놔야 하는 점들입니다.

1. 회사 핸드북은 무엇인가요?: 회사 핸드북은 회사의 방침, 정책, 절차 등 중요한 정보를 묶어서 직원에게 알려주는 문서입니다.

2. 우리 회사를 위해 쓸 수 있는 일반보편적인 핸드북이 있나요?: 불행히도 일반 보편적인 핸드북을 만들 수 있는 방법이란 것은 없습니다. 왜냐하면 모든 회사들이 별도의 운영방법이 있고 그들만의 인사 채용 수요가 있기 때문입니다.

3. 핸드북을 만드는데 얼마나 많은 시간과 노력을 쏟아 넣어야 하는가요?: 핸드북이 진정으로 회사 운영에 도움이 되기 위해서는 충분히 많은 준비와 검토 과정이 선행되어야 하기 때문에 핸드북 제작에 투자한 시간과 에너지, 지식의 분량에 비례해서 핸드북의 효용가치가 결정될 것입니다.

4. 회사 핸드북에 반드시 포함시켜야 하는 특정한 정책이나 방침(policies)이 있나요?: 고용주가 핸드북을 제작해서 종업원들에게 줘야 한다는 법 조항은 없지만, 많은 연방, 주정부 노동법들은 핸드북에 포함되는 내용들에 큰 영향을 줍니다. 그렇기 때문에 만일 핸드북을 사용하기로 회사가 결정한다면 반드시 포함해야 하는 다음과 같은 몇몇 방침들이 있습니다.

(a) 현재 핸드북이 이전 모든 핸드북에 선행하고 고용 계약서가 아니라는 명시

(b) 임의 고용 방침

(c) 평등고용기회방침

(d) 성희롱방지 준칙: 성희롱 내부 보고 절차, 캘리포니아주 평등고용주택국과 평등고용주택 커미션에 연락하는 방법, 이런 정부기관들을 통한 신고절차 등이 핸드북에 포함되어야 합니다.

(e)휴가 방침

(f) 임금과 근무시간 관련 방침: 식사시간, 휴식시간, 오버타임 관련 방침들

(g) 핸드북을 받았고 검토했다는 종업원들의 인지

5. 핸드북을 그냥 종업원들에게 주면 되나요?: 핸드북이 개정될 때 마다 종업원들에게 주고 그들이 받았고 읽었고 검토했다는 서명을 받아야 합니다.

6. 어떻게 수퍼바이저들이 올바르게 핸드북의 방침들을 적용시키는 지 확인할 수 있나요?: 핸드북의 방침들은 모든 직원들에게 일률적으로 적용되기 때문에 수퍼바이저들이 이 방침들을 일관적으로 적용하지 않으면 고용주에게 책임이 전가됩니다. 그렇기 때문에 매니저, 수퍼바이저들을 잘 교육시켜야 합니다.

7. 캘리포니아주에서 모든 고용은 임의 고용인데 왜 핸드북에 이를 포함시켜야 하나요?: 캘리포니아주에서 고용주와 종업원 사이의 고용 관계가 임의 고용이다 하더라도 이 사실을 핸드북에서 늘 인지시키고 환기시켜 줘야 합니다. 종업원이 서명한 핸드북은 종업원과 어떠한 고용 계약관계도 맺어진 것이 아니고 어느 때나 해고할 수 있다는 점을 확인해 줘야 합니다.

8. 핸드북이 어떻게 고용 관련 소송을 피해갈 수 있게 고용주를 도와주는 지요?: 제대로 된 핸드북은 고용주가 성희롱이나 임금/근무시간 클레임 같은 민사소송에서 피해를 덜 입도록 크게 도와준다. 미국 연방대법원은 캘리포니아주 고용주들이 종업원들의 권리와 의무를 명확하게 요약해 놓은 핸드북을 제공할 경우 고용주들 자신을 좀더 잘 보호할 수 있다고 판결을 내리면서 핸드북의 중요성을 인식한 바 있습니다.

김해원 변호사
▶문의:(213)388-7900